Hoạt động thu mua nguyên liệu thô là rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực sản xuất.
Quy trình này là sự kết hợp của một chuỗi các hoạt động như: tìm nguồn hàng, lựa chọn đánh giá nhà cung cấp, kiểm soát chi phí và theo dõi quy trình vận chuyển.
Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ nguồn lực hạn chế, việc tối ưu quy trình mua nguyên liệu thô không đơn giản. Dưới đây là những chiến lược có thể giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ tăng hiệu quả trong quy trình thu mua:
1. Đánh giá và lựa chọn đúng nhà cung cấp
Bước quan trọng đầu tiên trong việc thu mua nguyên liệu thô hiệu quả là phương pháp đánh giá có tuyển chọn các nhà cung cấp. Giai đoạn then chốt này đòi hỏi phải kiểm tra kỹ lưỡng các đối tác tiềm năng, trong đó là việc xem xét kỹ lưỡng tỉ mỉ nhiều khía cạnh quan trọng như: lịch sử công ty, nền tảng tài chính, chất lượng sản phẩm và dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Việc chọn lựa và xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp uy tín tiềm năng chính là cơ sở nền tàng cho công việc kinh doanh phát triển bền vững.
2. Dự báo nhu cầu và quản lý hàng tồn kho
Dự báo nhu cầu chính xác là điều cần thiết để thu mua nguyên liệu thô hiệu quả. Hoạt động này cần sự hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan để dự đoán chính xác nhu cầu và những thay đổi nhỏ trong quá trình sản xuất.
Sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho tiên tiến là một phướng pháp hiệu quả để theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực. Hệ thống này hỗ trợ việc đặt hàng, gửi thông báo bổ sung, duy trì lượng hàng tồn kho cần thiết.
Cách tiếp cận chủ động này ngăn chặn tình trạng tồn kho quá mức hoặc thiếu hụt, tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực trong hoạt động thu mua nguyên liệu thô.
3. Tận dụng nền tảng công nghệ để đưa ra quyết định sáng suốt
Trong hoạt động thu mua nguyên liệu thô, công nghệ đóng một vai trò quan trọng. Việc tích hợp các công cụ tiên tiến sẽ mang lại những cải tiến tích cực, trong đó quyết định thu mua trên dữ liệu. Việc sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu sẽ giảm thiểu sự phức tạp của quy trình mua sắm.
Nhiều nền tảng công nghệ hiện tại có thể phân tích lịch sử mua bán trong quá khứ, xu hướng thị trường trong tương lai và đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp. Những phân tích này góp phần giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định sáng suốt, giảm thiểu sự phức tạp của chuỗi cung ứng, nhờ đó, quy trình thu mua nguyên liệu thô đạt được lợi thế đặc biệt về chi phí và hiệu suất.
Giám sát liên tục hiệu suất của nhà cung cấp
KPI là phương pháp đánh giá hiệu suất kinh doanh hiệu quả giúp doanh nghiệp kịp thời theo dõi để có những điều chỉnh phù hợp đối với từng bộ phận kinh doanh liên quan. Đối với các nhà cung cấp, KPI bao gồm thời gian giao hàng kịp thời, chất lượng sản phẩm, dịch vụ chăm sóc khách hàng, thời gian xử lý vấn đề nhanh chóng là những yếu tố cần thiết lập. Việc cam kết hoạt động dựa trên KPI sẽ tạo nên một nền tảng vững chắc cho quan hệ đối tác lâu dài dựa trên năng lực nhà cung cấp.
Quy trình thu mua nguyên liệu thô hiệu quả là một quá trình không ngừng phát triển, đòi hỏi phải lập kế hoạch, hợp tác và thích ứng tỉ mỉ. Bằng cách áp dụng nhiều phương pháp, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chiến lược mua sắm của mình, giúp giảm chi phí, giảm thiểu rủi ro, đóng góp vào chuỗi cung ứng bền vững và linh hoạt hơn.
